Stel, een ziekenhuis heeft tien operatiekamers. Die zijn van maandag tot en met vrijdag van 9 tot 17 uur geopend, waarbij een sessie ook op het half uur nauwkeurig kan worden gepland in het OK-schema. Dan zijn er dus 10 (kamers) x 5 (dagen) x 8 (uren per dag) x 2 (halve uren per uur) = 800 mogelijke slots. Misschien werkt het ziekenhuis wel met een schema voor de oneven en even weken, dan zijn het al 1600 slots. Of zelfs met een 4-wekelijks schema: 3200 slots.
We gaan uit van 100 OK-sessies die gepland moeten worden en waarvoor een slot moet worden gekozen. Voor de eerste sessie zijn dat 3200 mogelijkheden, voor de tweede zijn er nog 3199 over, en ga zo maar door.
Uiteindelijk zijn dat dus heel veel combinaties. Door bepaalde voorwaarden (artsen hebben bijvoorbeeld een voorkeur voor een bepaalde dag) zal het aantal mogelijke unieke OK-schema’s verminderen, maar één ding is zeker: het aantal mogelijke OK-schema’s blijft te groot om allemaal handmatig door te rekenen.
Binnen 30 seconden
Het is daarom niet verwonderlijk dat de afstemming tussen de OK en het beddenhuis niet altijd optimaal is. Soms is het te druk, maar ook soms te rustig waardoor de bedden leeg blijven staan en het ingezette personeel niet allemaal nodig is. Simbox, partner van Hello! Planner, heeft de uitdaging aangenomen om dit te verbeteren. Het resultaat: een complete, krachtige en slimme OR-scheduler die binnen 30 seconden met een OK-schema komt dat optimaal is afgestemd op het beddenhuis. Mede-oprichter en directeur van Simbox Dennis Roubos: “Deze scheduler moest in staat zijn om op het half uur nauwkeurig het effect van een OK-schema op de beddenbehoefte in de kliniek door te rekenen. Hierdoor is het ook mogelijk om operaties en opnames mee te nemen die relatief kort verblijven. Maar we wilden ook de volgorde van operaties in OK-sessies van invloed laten zijn. Het maakt immers uit of een arts eerst 3 heupen doet en daarna 3 schouders, of steeds om en om.”
Opgelost
Gelukkig zijn een aantal combinaties niet toegestaan. Bijvoorbeeld doordat OK-sessies elkaar overlappen, doordat een OK-sessie over de sluitingstijd van de kamer heengaat of doordat bepaalde sessies niet zijn toegestaan op bepaalde dagen in bepaalde operatiekamers. Maar het blijft een complex vraagstuk, hoe los je dat op binnen enkele seconden? “Dat gaan we natuurlijk niet allemaal prijsgeven”, zegt Dennis. “Maar we hebben het probleem vertaald in een Integer Linear Programming (ILP-) probleem. Uiteindelijk hebben een efficiënte vertaling gevonden, waardoor we het ILP binnen enkele seconden tot hooguit enkele minuten kunnen oplossen.”
Instrumentensets
Overigens heeft Simbox – naast de bedden – ook inzicht gegeven in de resourcebehoefte. Dennis: “Hoeveel beeldvorming is nodig, en hoeveel instrumentensets? Instrumenten die nodig zijn bij een operatie, en na schoonmaken weer opnieuw gebruikt kunnen worden bij een volgende operatie. Door de sessies goed te plannen, kan niet alleen het aantal benodigde bedden geoptimaliseerd worden, maar ook het aantal benodigde sets.”
Kijk voor meer informatie over deze en andere tools (en de workshop ‘Ontwerpen van een optimaal OK-schema’) op de website van Simbox
De volgende Vakopleiding Opname/OK-planning van Hello! Planner start op dinsdag 20 september. Schrijf je snel in.
