Die controle begint bij inzicht. Patiënten komen naar de polikliniek via de huisarts, na een interne verwijzing door een collega medisch specialist of na een verwijzing voor een second opinion vanuit een ander ziekenhuis. Deze zorgvraag – hoeveel patiënten komen er – kun je grotendeels voorspellen, door een analyse van het aantal verwijzingen in voorgaande jaren. Bij sommige vakgroepen zit er door seizoensinvloeden een patroon in de verwijzingen, bijvoorbeeld op maand- of kwartaalniveau. Bij sommige vakgroepen is het aanval verwijzingen door het jaar heen stabiel.
Heb je dit inzichtelijk, dan sta je er als organisatie al een stuk beter voor. Want dan kun je berekenen hoeveel consulten en spreekuren je moet draaien. En welke capaciteit en resources (dokters, zorgpersoneel, eventuele middelen of materialen en ruimtes) er nodig is om de juiste zorg te leveren op het juiste moment.
Evenwicht tussen vraag en aanbod
Dat is nog steeds behoorlijk complex, want hoe stem je dit allemaal goed op elkaar af en wat laat je hierin leidend zijn? Stel, je neemt het ruim. Je krijgt rond de 50 verwijzingen per week en stelt daarvoor 100 plekken voor nieuwe patiënten beschikbaar. Dan krijg je leegstand op je polikliniek en leegstand is kostbaar – en kan niet op een ander moment worden ingehaald. Andersom kan ook; elke week 50 verwijzingen en slechts 20 plekken beschikbaar op de polikliniek. Dan ontstaat er een wachtrij van patiënten voor het ziekenhuis. Een patiënt die 7 weken moet wachten op een polikliniekbezoek kan ontevreden worden en gaan kijken of er ergens anders eerder plek is. Daarnaast dien je rekening te houden met treeknormen, de maximaal aanvaardbare wachttijden in de zorg.
Evenwicht tussen vraag en aanbod is belangrijk. Daarvoor moet je – onder andere op basis van inzichten uit data – werkafspraken maken. Je wilt bijvoorbeeld niet verrast worden door afwezigheid en acute sluitingen van spreekuren.
Gevolg van meer of minder patiënten
De polikliniek is de voordeur van het ziekenhuis, daarom is het van belang om de zorg zo stabiel mogelijk in te plannen. Ook omdat na de polikliniek vaak vervolgafspraken moeten worden gepland. Vaak ontbreken nog de inzichten over wat het annuleren of niet inplannen van een poli voor effecten heeft. En als er spreekuren gesloten of extra geopend worden, wat doet dit dan met de inzet van zorgpersoneel? Kan die voldoende meebewegen?
Een fluctuerend aantal patiënten op de poli leidt bijvoorbeeld ook tot meer of minder patiënten op de wachtlijst voor een OK. In een ziekenhuis is bijvoorbeeld in kaart gebracht dat 20% van de verwijzingen door gaat voor een operatie. Bij een stabiele poliklinische zorg weten OK-planners van welke aantallen ze uit kunnen gaan. Maar als een poli de komende 5 weken het aantal spreekuren en daarbij ook het aantal consultplekken ineens halveert, zorgt dit ook voor minder OK-orders, terwijl daar wel personeel voor gepland staat. Zeker gezien het 3 maanden vooruit roosteren vanuit de cao is dit complex.
De 2-daagse opleiding Planning op de Poli geeft nieuwe inzichten om zorgvraag en zorgaanbod op de polikliniek beter in kaart te brengen, waarbij de vraag naar zorg leidend is. Wanneer is de planning goed? Wat is je doel en welke afspraken rondom de werkwijze horen daarbij? Daarnaast ligt de focus op de planning op de dag zelf. Zijn er slimme trucjes die je als planner kunt toepassen om de planning bij te sturen als die niet volgens plan verloopt? Aan welke knoppen kun je draaien?
De volgende opleiding start op 15 mei. Lees meer en schrijf je in.
