Zelfroosteren is – in ieder geval binnen de meeste zorgorganisaties – niet hetzelfde als je eigen rooster bepalen. Wat het wel is, is dat medewerkers meer invloed krijgen op hun rooster. En nee, dat is niet hetzelfde als je eigen rooster kunnen maken. Maar wel fijn dat medewerkers meer invloed krijgen. En belangrijk om de instroom van nieuwe medewerkers te stimuleren en bestaande medewerkers te behouden.
Zelfroosteren moet je organiseren
Zelfroosteren is iets dat je moet organiseren. Want als meer invloed gelijk staat aan ‘kom maar door met je wensen’, dan wordt het alsnog een zooitje. Dat organiseren van zelfroosteren leunt op drie pijlers: het doel, het kader en de tactiek. Net als bij voetbal.
Pijler 1: het doel
Het doel bij voetbal is winnen. Bij zelfroosteren is er een ander doel, namelijk om binnen het gestelde kader alle diensten ingevuld te krijgen zonder over- en onderbezetting.
Pijler 2: het kader
Het kader is de buitengrens waarbinnen zorgmedewerkers invloed op hun rooster kunnen uitoefenen. Bij voetbal wordt het kader gevormd door de witte lijnen op het veld, de regel dat de bal moet worden ingegooid als hij over de lijn gaat, dat een wedstrijd 90 minuten duurt en dat de tijd wordt stopgezet bij een overtreding, dat soort dingen. Zelfroosteren heeft ook een kader nodig, anders wordt het grenzeloos. Voorbeeld van het kader bij zelfroosteren zijn de bezettingseisen, de wet- en regelgeving, de kwalificatie-eisen om een dienst te mogen draaien, het minimum- en maximumaantal uren dat je mag en moet werken en eventuele ondergrenzen ten aanzien van gezond roosteren.
Met een doel en kader is de organisatie van het zelfroosteren aardig op de goede weg, maar het is (nog) niet genoeg om het spel tot een goed einde te brengen. Immers, ook met een doel en kader gaat de optelsom van alle wensen en voorkeuren zelden leiden tot sluitende roosters zonder over- en onderbezetting. Met andere woorden, met alleen pijler 1 en 2 is er nog genoeg ruimte om van zelfroosteren een zooitje te maken. De derde en laatste pijler in de organisatie van het zelfroosteren is de tactiek. En net als bij voetbal moet de tactiek aangepast kunnen worden aan het verloop van de wedstrijd.
Pijler 3: de tactiek
De tactiek gaat over de manier waarop je het aanpakt om het doel te bereiken. En nu wordt het interessant, want over het algemeen is er niet één tactiek de allerbeste. De voetbalcoaches Mourinho en Guardiola hebben weliswaar hetzelfde doel (winnen), maar de manier waarop ze dit proberen te bereiken is totaal verschillend. Voor de kenners: 5-3-2 versus 4-3-3. Hier houdt de vergelijking met voetbal ook wel op, want het belangrijkste element van de tactiek bij voetbal is verrassing. Bij zelfroosteren is het doel om er met elkaar uit te komen (niet winnen). Het belangrijkste element van de tactiek bij zelfroosteren is daarom ook anders, namelijk belonen. En dan niet meteen aan geld denken (want dat is er niet).
Belonen: het belangrijkste element van de tactiek
Een beloning is een positieve prikkel om iets te doen of juist te laten. Hoe kun je dit betrekken op de organisatie van het zelfroosteren? Een voorbeeld (en het is slechts een voorbeeld) is door populaire diensten weinig punten te geven en impopulaire diensten veel punten. En af te spreken dat iedereen aan het einde van het ‘spel’ evenveel punten moet halen. Hiermee draagt de beloningsprikkel bij aan het bereiken van het doel: alle diensten ingevuld krijgen zonder over- en onderbezetting. Door er op deze manier naar te kijken zijn er veel meer (potentiële) beloningsprikkels te bedenken. En helemaal als je het thema (interne) flexibiliteit erbij betrekt. Bijvoorbeeld door medewerkers punten te geven als ze een openstaande dienst invullen, of punten geven aan medewerkers die een dienst draaien op een andere afdeling, of een vakantiedag opnemen buiten de schoolvakanties. Deze punten komen op het spaarsaldo van de betreffende medewerker(s) en kunnen worden opgenomen tijdens het zelfroosteren. Met andere woorden: de punten op het spaarsaldo geven medewerkers meer invloed op hun rooster. Hoe meer punten op het spaarsaldo, hoe minder impopulaire diensten je moet kiezen om op het vereiste puntentotaal te komen en hoe meer ruimte er is om populaire (gewenste) diensten te kiezen.
Door het thema (interne) flexibiliteit bij de organisatie van het zelfroosteren te betrekken, ontstaan er niet alleen meer beloningsmogelijkheden, ook worden twee ogenschijnlijk tegenstrijdige thema’s – flexibiliteit en zeggenschap – met elkaar verbonden in plaats van tegenover elkaar gezet, wat nu vaak gebeurt. En laten dat de komende 10 tot 15 jaar nou net de belangrijkste thema’s zijn op het gebied van workforcemanagement binnen de zorg.
