In februari 2023 startte Marcel met het Excellence Program Health Capacity & Resource Management, om zich te verdiepen in het vakgebied. Ondertussen kon hij als interim business controller in Laurentius Ziekenhuis direct de opgedane kennis toetsen in de praktijk. Nog voor het afronden van het Excellence Program vond hij zijn huidige baan: teammanager ICM in Bernhoven Ziekenhuis.

Marcel: “Dankzij het Excellence Program ben ik een volwaardige gesprekspartner voor de adviseurs en de teammanager centrale personeelsplanning aan wie ik nu leiding geef. Ik heb veel meer kennis. Wat is capaciteitsmanagement en wat betekent dat voor een poli, voor een OK, voor een beddenhuis? Wat is er van belang als je plant en wat kan er misgaan? Zetten we bedden en mensen efficiënt in? En waar ligt het aan als dat niet zo is? Kortom, wat zijn belangrijke indicatoren voor een ziekenhuis en hoe bereken je die?”

In Bernhoven moet heel veel gebeuren maar het gaat goed, ziet Marcel. ”Men snapt hoe belangrijk capaciteitsmanagement is. En we zijn met een paar ambitieuze verbetertrajecten gestart.”

Basisafspraken

Zo zijn er basisafspraken gemaakt over hoe het ziekenhuis met bepaalde situaties omgaat. Marcel geef artsen als voorbeeld. “Allereerst is consensus krijgen over de wijze waarop je de benodigde artsenformatie berekent, een hele uitdaging. De discussie gaat dan over hoeveel indirecte tijd een arts nodig heeft om zijn werk goed te doen. Terwijl dit voor het ziekenhuis ‘inefficiënte’ tijd is. Daarnaast zorgen artsen nogal eens voor variabiliteit in het plannen van de poli of OK. Ze willen zelf graag de vrijheid houden om volgende week een dag op cursus te gaan. Tegen een verpleegkundige zeggen we: dat had je 3 maanden geleden moeten aangeven. Aan dit soort uitgangspunten zijn we nu aan het werken.”

Overleg opnieuw inrichten

Daarnaast wordt het strategisch, tactisch en operationeel overleg opnieuw ingericht. Marcel: “Per overleg bepalen we welke vragen moeten worden beantwoord en wijzen we aan wie verantwoordelijk is voor besluiten en het uitvoeren van acties. Nog steeds worden in het tactisch planoverleg niet de juiste besluiten genomen, zolang we uitgangspunten als ‘waar sturen we op’ en bij capaciteitstekort ‘wat heeft prioriteit’ niet met elkaar hebben afgesproken.

Een derde verbeterproject is dat Bernhoven (alsnog) een productiebegroting voor 2024 opstelt. “Die hadden we niet. Dan weet je ook niet of je te veel of te weinig doet.”

Must voor nieuwkomers

Terugkijkend op het Excellence Program vindt Marcel het een must voor mensen die relatief nieuw zijn in het vakgebied. “Je leert wat capaciteitsmanagement inhoudt, wat er bij komt kijken en je wordt je bewust van welke berekeningen je moet maken. Dat is heel waardevol.”

Wel had hij bijvoorbeeld graag willen oefenen hoe je zo’n tactisch planoverleg precies inricht en hoe het in de praktijk verloopt. “Dat heb ik gemist. Daar zijn we niet aan toegekomen, dat is jammer.”

“Aan de andere kant leer je ook weer van elkaar. Iedere docent en deelnemer brengt ervaringen in en geeft voorbeelden uit de praktijk. Een mede-cursist werkt bijvoorbeeld bij Ortec en omdat ik iets met Ortec wil, is dat een waardevol contact. En ik ga met mijn team zeker een keer langs bij docent Nol Visschers in Maastricht UMC+, om te kijken wat het gebruik van pakket HOTflo ons zou kunnen opleveren.”

In september 2024 start een nieuwe leergang van het Excellence Program Health Capacity & Resource Management. Lees meer en schrijf je snel in!