Op zoek naar (strategische) basiskennis over integraal capaciteitsmanagement (ICM) deed Jitske aan het begin van haar carrière de TOPclass van Performation. “Ik leerde wat ICM is, wat je ermee kunt en welke plek het inneemt in een organisatie.” Bijna twee jaar later, inmiddels werkzaam als capaciteitsmanager in Ziekenhuis Tjongerschans, groeide de behoefte aan verdieping en meer praktische inzichten. Jitske: “Het is leuk dat je dat allemaal weet, maar hoe ga je het daadwerkelijk toepassen? Hoe kom je tot een advies waar je echt iets mee kunt? We zijn er in de zorg heel goed in om in vicieuze cirkels te blijven hangen. Omdat data niet kloppen of niet alle aannames mee zijn genomen – maar ja, op een gegeven moment wil je handvatten om verder te gaan.”

Die handvatten kreeg ze in het Excellence Program Health Capacity & Resource Management van Hello! Planner. Jitske: “Dat heeft aan al mijn verwachtingen voldaan. ICM werd tastbaar. We hebben rekenmodellen meegekregen, geleerd hoe we ICM vorm kunnen geven. We zijn, met andere woorden, gewoon gaan doen.”

Koppeling capaciteit en resources

Het Excellence Program leidde bij Jitske tot diverse eyeopeners. “Echt vernieuwend is bijvoorbeeld de integratie van capaciteits- en resourcemanagement. We hebben het altijd over capaciteit maar wat is dat precies? Bedden vormen op zich geen capaciteit als er geen mensen zijn die de diensten kunnen draaien. Die koppeling is heel belangrijk: daarmee wordt capaciteit nog zichtbaarder en is het beter gedefinieerd.”

Het Excellence Program geeft dus niet alleen praktische handvatten maar sluit ook aan op de laatste ontwikkelingen in het vakgebied. “Dat vind ik heel belangrijk: dat ik mijn horizon verbreed en niet blijf teren op kennis die ik ooit heb opgedaan.”

Keuzes hard maken

Een andere eyeopener gaf de les over operationele capaciteitsplanning. “In de praktijk ligt dit bij de teammanagers op de afdelingen zelf. Ik kan ze nu wel beter helpen, bijvoorbeeld bij het invullen van het spreekuur en bij het kiezen van de pijlers op basis waarvan je het spreekuur vormgeeft. Kies je voor het verminderen van uitloop, wachttijd patiënt, wachttijd arts of leegloop: ik was me nooit zo bewust dat we hard kunnen maken dat we daar keuzes in hebben. En dat daar ook theorie achter zit die je kunt delen met je organisatie. Zodat je met elkaar een prestatienorm kunt afspreken waar teammanagers op kunnen sturen. En zodat ze binnen de integrale keten zelf kunnen spelen met de inzet van hun capaciteit. Dat maakt je als organisatie sterk in verbinding.”

Stappen goed in kaart

Heel leerzaam was ook het maken van kritieke pad analyses, die het zorgproces voor een patiënt en eventuele bottlenecks in kaart brengen. Als voorbeeld noemt Jitske een patiënt op de SEH, die eerst bloed moet laten afnemen en andere onderzoeken moet ondergaan voordat een arts iets kan zeggen. Het wachten op de specialist lijkt wellicht een bottleneck, maar het maakt niet uit omdat de patiënt in de tussentijd andere stappen moet doorlopen die opgeteld ook een lange doorlooptijd kennen. Jitske: “Als je alle stappen goed in kaart brengt, met volgorde, duur en doorlooptijd, heb je een goed en vooral objectief overzicht.”

Datasets

Deelnemers aan het Excellence Program krijgen een licentie op de unieke Smart Capacity Toolkit. “Die is heel bruikbaar en geeft snel weer waar je staat met je capaciteitsbenutting”, vindt Jitske. “Ik heb pas nog samen met een arts gekeken naar de optimale OK-benutting en hoe we standaarddeviaties konden verkleinen om het risico op uitloop te verminderen. Een concrete oplossing dus voor een specifiek probleem. Dat kenmerkt de opleiding en de toolbox draagt daar aan bij.”

Keuzes maken in datasets vindt Jitske overigens soms wel lastig. “Je hebt in de praktijk vaak een bak aan data. Waar doe je iets mee? Welke informatie is cruciaal en wanneer? Daar hebben we mee gestoeid in de toepassingsopdrachten van het Excellence Program. Ik heb meer inzicht maar had daar nog wel iets dieper op in willen gaan.”

Bouwen in Nij Smellinghe

Tijdens het volgen van het Excellence Program wisselde Jitske van baan. Ze verruilde het Ziekenhuis Tjongerschans – waar bijvoorbeeld al een Tactisch Plannings Overleg was gestart en strategische doorrekeningen werden gemaakt – voor Nij Smellinghe, waar ICM eigenlijk nog in de kinderschoenen staat. “Maar het is een nieuwsgierige organisatie met goede resultaten en een duidelijke visie. Dus ik kan en mag hier echt gaan bouwen.” Dat doet Jitske door goed te kijken waar behoefte aan is en bij welke projecten ze toegevoegde waarde kan leveren. Daarnaast wil ze keyspelers voor ICM stapsgewijs gaan scholen. Vakgroepvoorzitters, mt-leden, teammanagers en capaciteitsadviseurs op de poli’s. “Ik wil constructief zijn, alles wat ik doe ophangen aan wat ik eerder heb verteld. Zo bouwen we samen aan ICM.”

In september start er een nieuwe leergang van het Excellence Program Health Capacity & Resource Management. Inschrijven is nog mogelijk.