Hoe gaan we van dagelijks (vaak dezelfde) brandjes blussen naar een nieuw, structureel goed werkend plan? Dat is een vraag waar veel cursisten volgens Annemijn mee worstelen. Ze leren dat plannen een vak is, dat er methoden, technieken en planregels zijn. En wat variabiliteit precies inhoudt en waarom je dit wilt verminderen. Ze krijgen, kortom, een andere kijk op plannen, met als fundament: zuinig omgaan met capaciteit. Annemijn: “We weten allemaal dat het anders moet, zeker omdat de vraag naar zorg toeneemt en de zorgkosten oplopen. Helaas is het niet zo dat als je vandaag op cursus bent geweest het morgen anders is. Daarvoor is draagvlak, visie en veranderbereidheid nodig, ook bij de mensen die het voor het zeggen hebben. Als planner bevind je je vaak in een complex speelveld met meerdere belangen van artsen, personeel én management.”
Belangrijke rol voor planners
Toch hebben planners een belangrijke rol in de transitie, meent Annemijn. “Planners zien veel en weten hoe de hazen lopen. Ze hebben daarmee veel in huis om een goed advies te geven of te ondersteunen. Hun grote uitdaging is om niet alleen naar boven te wijzen, want als je anderen niet kunt veranderen – en je wilt toch wat – dan moet je zelf veranderen.”
Dat kan bijvoorbeeld door als planner andere vragen te stellen aan je leidinggevende of minder snel genoegen te nemen met een antwoord. Waarom doen we dit? Wat gaat het ons concreet opleveren? Is dit de enige manier om ons doel te bereiken of zijn er ook andere manieren? Wat verliezen we ermee? Annemijn: “Simpele vragen die vaak te weinig worden gesteld en waar soms meer mee bereikt mee kan worden dan we denken.”
Gedragen door management
Natuurlijk, verandering moet allereerst gedragen worden door een management dat doelen stelt, knopen doorhakt en keuzes maakt. Om bijvoorbeeld een raster- of quotaplanning in te voeren, heb je als basis de inzichten van een afdeling ICM nodig. Alle neuzen moeten dus dezelfde kant op. Annemijn: “Als jouw ziekenhuis nog niet zo ver is of als de mensen die deze verandering mede moeten bewerkstelligen dat niet inzien of er niet in investeren, dan zijn er grenzen aan wat je als planner nog kunt. Dat is soms frustrerend. Je komt vol energie uit de opleiding, maar je weet niet waar je moet beginnen. Misschien krijg je de juiste gegevens of cijfers niet boven tafel. Of krijgt wat je geleerd hebt niet goed aan de man.”
Vertrouwen opbouwen en willen luisteren
Dat veranderingen tijd kosten, weet Annemijn uit eigen ervaring als geen ander. In ‘haar’ Slingeland Ziekenhuis is ze de grondlegger van integraal capaciteitsmanagement. Nadat ze zo’n 8 jaar geleden zelf de vakopleiding Opname/OK-planning deed, heeft ze onder meer een Centraal Planbureau opgezet en daarmee de opnameplanning geprofessionaliseerd. “Dat ging bij ons ook niet van de ene op de andere dag. Dit heeft te maken met processen, structuren en inzichten – bijvoorbeeld klein beginnen – maar ook met samenwerking en onderlinge verhoudingen, relaties opbouwen en vertrouwen in elkaar hebben. En willen luisteren naar wat iemand te vertellen heeft, ook al is het erg inhoudelijk. Het Planbureau is in 2019 gestart en nog steeds ontwikkelen we door. Zeker met schaarste in capaciteit is planning en overzicht zó belangrijk.”
Gezamenlijk doel
Planners uit de opleidingen proberen intussen kleine stapjes te maken en collega’s te laten meebewegen in de goede richting. Het zou fijn zijn als ook leidinggevenden geschoold worden, zeggen ze, en Annemijn kan dat alleen maar beamen. “Bij groepen waar managers aansluiten, zie je dat ook zij een nieuwe blik op planning en capaciteit krijgen en dat er een gezamenlijk doel ontstaat. Planners voelen zich dan gesteund door het management omdat ze dezelfde taal spreken. Alleen zo kunnen ze samen veranderingen inzetten. Hand in hand kan dat heel mooie resultaten opleveren.”
Opleiding Patiëntenplanning voor Leidinggevenden
In de 2-daagse opleiding Patiëntenplanning voor Leidinggevenden worden leidinggevenden op inspirerende en praktische wijze meegenomen in de reis naar professionaliseren en verbeteren van de patiëntenplanning in het ziekenhuis. Wat levert het op en wat niet, wat komt erbij kijken, welke randvoorwaarden moeten minimaal geregeld zijn, wat zijn de succes- en faalfactoren en wat moet je vooral (niet) doen? Daarnaast veel tips & tricks en succesvolle en minder succesvolle voorbeelden. Gericht op de praktijk en de toepassing en gebaseerd op de collectieve ervaring in de ziekenhuiszorg van de afgelopen 10 jaar.
Schrijf je hier in en laat je op 12 en 26 juni 2024 inspireren door Annemijn Houwers. Als leidinggevende heb jij een voortrekkersrol om te komen tot verbetering en optimalisatie.
