Nieuwsbericht
29-10-2024

Zonder basisrooster wordt het snel een chaos op de polikliniek

De polikliniek is de ‘voordeur’ van het ziekenhuis. Voor patiënten die worden doorverwezen is snel een plek nodig in de agenda. Maar op de polikliniek is de druk op de planning vaak hoog, met agenda’s die lange tijd vooruit zijn volgepland. Om patiënten toch binnen een bepaalde termijn te zien, wordt vaak naar mogelijkheden gezocht buiten de agenda’s om. Met als resultaat: een gebrek aan logica en een chaotische planning door het vele schuiven en veranderen. En wachttijden die oplopen of sterk fluctueren.

Vaak hebben de artsen wel een basisrooster maar wordt er niet naar gehandeld

Op de meeste poli’s in de Nederlandse ziekenhuizen wordt er wel gewerkt met een raster (=basisplanning) voor de artsen, maar wordt er niet naar gehandeld. Onderliggend ontbreekt het vaak al aan een goede (optimale) afstemming tussen de artsentijd die nodig is en de artsentijd die beschikbaar is. Deze (continue) mismatch is een valse start die later moeilijk in te halen blijkt. Ook is er vaak geen flexibiliteit ingebouwd in het raster waardoor ad hoc patiënten buiten het raster gepland moeten worden; hiermee gaat het overzicht snel verloren. Ook worden de rasters vaak handmatig overgeschreven door de secretaresses en afspraakcodes aangepast, wat onnodig veel tijd kost. Wat ook vaak gebeurt, is het werken met ‘oude’ afspraaktijden die inmiddels al lang niet meer aansluiten bij de werkelijkheid. Ook het anticiperen op seizoenpatronen wordt weinig gedaan. Een ander hardnekkig verschijnsel is dat artsen vaak op korte termijn (ad hoc) vrij nemen met als gevolg dat spreekuren uitvallen en wachttijden oplopen. Dit terwijl het ondersteunende zorgpersoneel er wel is. Het omgekeerde gebeurt ook, alle artsen zijn er dus er worden random extra spreekuren ingezet, los van de zorgvraag, beschikbaarheid personeel en ruimtes.

De huidige manier van plannen leidt tot chaos, inefficiëntie en draagt bij aan oplopende wachttijden

Dit begint bij het gebrek aan overzicht; want zonder overzicht geen uitzicht en zonder uitzicht geen controle. Artsen worden boos omdat er steeds (ad hoc) buiten het raster wordt gepland, waardoor zij vervolgens geen ruimte hebben voor pauze en andere taken. Secretaresses raken gefrustreerd omdat ze niet (meer) meer weten waar ze het kwijt moeten en bij hen het gevoel ontbreekt wat je eigenlijk zou moeten plannen en wat er gepland wordt. Men verliest de controle waarbij het onduidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Er heerst een gevoel dat er steeds meer patiënten komen/zijn en deze niet meer weg te plannen zijn. Elke dag lijkt een strijd welke patiënt voorrang heeft. Of men kies maar voor wie het eerst komt wie het eerst maalt. Kortom: paniekvoetbal, frustratie, onvrede, geen grip/overzicht en we doen maar. En dat elke dag opnieuw.

Het kan echt anders

Dat begint met een artsenraster afgestemd op het jaarplan en geoptimaliseerd op vraag en aanbod door het jaar heen. Een raster dat is afgestemd op de beschikbaarheid van personeel en ruimtes. En een raster waarin (verschillende vormen van ) flexibiliteit is ingebouwd voor onvoorziene omstandigheden. En met een proces waarin tijdig wordt bijgestuurd als dat nodig is. En hiermee kom je terug ‘in control’.

Terug ‘in control’

Terug in control dat begint met het maken van geoptimaliseerde artsenrasters. Dit op basis van data-analyse, afgestemd op het jaarplan en met uitgangspunten die zijn besproken met, en goedgekeurd door, de artsen. Nadat de rasters zijn goedgekeurd wordt het beheer overgedragen aan de planafdeling. En niet het secretariaat! Zij moeten werken met het raster en wegblijven van omboeken/overboeken buiten het raster om. Lukt het hun niet om patiënten tijdig in te plannen dan is hun taak om te escaleren bij het management. Deze stemt af met het BIC en de vakgroepmanager. Als blijkt dat bijsturing nodig is dan wordt deze centraal doorgevoerd door het ‘planbureau’.

Leren te doen

Hello! Planner is dé academy op het gebied van planning en capaciteitsmanagement in de zorg. Interessante opleidingen voor de polikliniek zijn:

Praktijkopleiding Basisrooster maken (3 dagen)
Opleiding Planning op de Poli (2 dagen)
Opleiding Planbare Zorg (2 dagen)
Vakopleiding Tactisch Planner (4 dagen)
Bootcamp Excel voor Planners (1 dag)
Bootcamp Excel voor Capaciteitsplanners (1 dag)

Door Annemijn Houwers, docent bij Hello! Planner

Nieuws

Klaar voor morgen?