Voorbeelden uit de praktijk
Op maandagmiddag besluit een arts een patiënt op woensdag op te nemen voor een geplande operatie. De planner zet de opname in het systeem, maar weet niet dat er diezelfde dag al meerdere zware operaties gepland staan die naar dezelfde afdeling uitstromen. Gevolg? De afdeling zit overvol, terwijl er op dinsdag nog genoeg lege bedden waren.
Ander voorbeeld, op een vrijdagmiddag blijkt dat er zaterdag onverwacht vijf extra patiënten worden opgenomen, terwijl de personeelsplanning voor het weekend al vaststaat. Er is te weinig verpleegkundig personeel aanwezig om de zorg goed te verlenen, waardoor er in allerijl extra mensen opgeroepen moeten worden. Dit leidt tot stress en extra kosten, terwijl dit met een betere afstemming van opname- en personeelsplanning voorkomen had kunnen worden.
Planning van de verpleegkundig loopt vast
Op de afdelingen is vaak sprake van grote problemen bij de planning van de verpleegkundigen door de sterke fluctuaties in het aantal benodigde bedden door de dagen en weken heen. Dit komt bovenop de toch al vaak (te) krappe bezetting. Extra complicatie is dat de planhorizon van de opnameplanning meestal niet synchroon loopt met de planning van de verpleegkundigen en meerdere mensen zich met de planning op de afdeling ‘mogen bemoeien’.
Er dan is er ook nog spoed
Ziekenhuizen hebben naast planbare zorg ook te maken met spoed. Voor de planning is het een extra uitdaging om hier ‘slim’ mee om te gaan. Helaas liggen in veel ziekenhuizen spoed en planbaar door elkaar heen en is er niet bekend hoeveel spoed er wordt verwacht en wat dit betekent voor de planbare zorg.
En wat doen we als de afdeling vol ligt? Zeggen we planbaar af met een risico op leegstand in de OK of laten we spoed niet binnen en krijgen andere ziekenhuizen in de regio deze extra spoed waar ze mogelijk niet op berekend zijn? Ook dat laten we ons vaak overkomen.
Het kan echt anders (slimmer)
Dit begint met het maken van planrasters, gebaseerd op bijvoorbeeld een maximale aanwezigheid van klinische patiënten per dag, passend bij het OK-schema en de uitstroom. Zie je in het OK-schema dat de OK-sessies die naar de betreffende afdeling uitstromen vooral op donderdag en vrijdag zijn en wil je de uitstroom gelijkmatiger verdelen? Kijk dan naar een switch in het OK-schema en maak dit ook inzichtelijk voor de artsen die moeten opereren.
Vaak houden we vast aan schema’s ‘omdat het altijd zo is’, terwijl deze schema’s direct invloed hebben op het beddenhuis. Het hebben van een bed is een randvoorwaarde om de OK doorgang te kunnen laten vinden. En dit bed wil je op de juiste afdeling met de gewenste deskundigheid van de verpleegkundigen.
Dit betekent inzicht creëren in je wachtlijsten, de effecten van je OK-schema inzichtelijk maken, de planning van operateurs (welke arts op welke sessie) onder de loep nemen en met elkaar duidelijke planregels en kaders afstemmen. Door dit toe te passen valt een groot gedeelte van de dagelijkse ad hoc-reparatiewerkzaamheden weg en kun je met elkaar werken aan een duurzame, meer voorspelbare planning.
Anders betekent ook rekening houden met spoed, want spoed is voorspelbaar! En hierop wil je je beddencapaciteit inregelen; door vooraf te berekenen hoeveel capaciteit er nodig is voor spoedinstroom. Het maakt in deze berekeningen ook uit of je een AOA hebt (bufferfunctie) of geen AOA (opnames direct vanuit de SEH naar de afdeling).
Planning is het vak van de toekomst in de zorg; tegelijkertijd is sprake van een schreeuwend tekort aan vakprofessionals
Wil jij bijdragen aan een toekomstbestendige zorg en je tegelijkertijd ontwikkelen tot een vakprofessional? Interessante opleidingen die aansluiten bij de bovenstaande problematiek zijn:
Vakopleiding Opname/OK-Planning (4 dagen)
Vakopleiding Tactisch Planner (4 dagen)
Vakopleiding Personeelsplanning (4 dagen)
Opleiding Planbare Zorg (2 dagen)
Opleiding Planning op de Poli (2 dagen)
