Omdat vooraf niet goed inzichtelijk is welke opnames je kunt verwachten, worden opnames vaak naar wens van arts en patiënt ingepland. Zonder inzicht wat het effect is op de betreffende verpleegafdeling. Er wordt als het ware blind gepland waarbij de planner, coördinator, secretaresse of verpleegkundige de opname erin zet. Dit zonder zicht op het effect op de verpleegafdeling en zonder overzicht op het aantal patiënten op de afdeling die dag en aanwezige patronen.

Bijna dagelijks zien we nieuwe en krachtigere toepassingen van AI in capaciteitsmanagement voorbij komen. Waar menigeen een jaar geleden misschien nog dacht dat het nog wel even zou duren is AI voor Integraal Capaciteitsmanagement (ICM) geen toekomstmuziek meer!

Het capaciteitsprobleem in de zorg is niet makkelijk - en niet eendimensionaal - op te lossen. De sleutel tot succes begint bij goed opgeleide capaciteitsprofessionals. Specialisten die met beide benen in de zorg staan en verstand en begrip hebben voor de problematiek en de uitdagingen. Wat we echter zien is dat ondanks alle inspanningen het aantal capaciteitsprofessionals in de zorg achter blijft bij wat nodig is. Vanuit Hello! Planner proberen we op verschillende manieren de beschikbaarheid en toestroom van capaciteitsprofessionals in de zorg te versnellen en te vergroten. Twee daarvan zijn het Traineeship Integraal Capaciteitsmanagement en het Excellence Program.

Dit jaar bestaat Hello! Planner 10 jaar. In het jaar van onze oprichting in 2015 begon het belang (en de urgentie) van planning en integraal capaciteitsmanagement binnen de ziekenhuizen langzaam voet aan de grond te krijgen. In de overige zorgsectoren stond het nog nauwelijks (echt) op de radar. Wat is er veel gebeurd in de afgelopen 10 jaar. En wat staat er nog veel te gebeuren de komende jaren.

Zorgorganisaties kampen voortdurend met uitdagingen zoals personeelstekorten, fluctuerende patiëntenaantallen, beperkte beddencapaciteit, beperkte ruimtes etc. Een goed doordacht tactisch plan helpt bij: ✔ Het optimaal benutten van beschikbare personeelscapaciteit ✔ Het verbeteren van de zorg door kortere wachttijden en een betere doorstroom ✔ Het verlagen van werkdruk bij zorgprofessionals ✔ Efficiënter omgaan met middelen en kostenbesparingen

De polikliniek is de 'voordeur' van het ziekenhuis. Voor patiënten die worden doorverwezen is snel een plek nodig in de agenda. Maar op de polikliniek is de druk op de planning vaak hoog, met agenda's die lange tijd vooruit zijn volgepland. Om patiënten toch binnen een bepaalde termijn te zien, wordt vaak naar mogelijkheden gezocht buiten de agenda's om. Met als resultaat: een gebrek aan logica en een chaotische planning door het vele schuiven en veranderen. En wachttijden die oplopen of sterk fluctueren.

Roosteren in de zorg is in ontwikkeling van roosteren in diensthokjes naar het balanceren tussen drie - deels tegenstrijdige - belangen: tevredenheid medewerkers, kwaliteit van zorg en financiën (doelmatigheid). Dit vraagt om specifieke competenties en goed opgeleide roosterprofessionals.

In het kader van het Integraal Zorgakkoord (IZA) zijn veel ziekenhuizen bezig met concentratie en spreiding van zorg. Hiermee zal er zorg gaan verschuiven tussen ziekenhuizen en zorgorganisaties wat een grote impact heeft op de inzet van eenieders capaciteiten en daarmee ook onmiddellijk op de financiën. Er zal een capacitaire en financiële vertaalslag gemaakt moeten worden. Deze ontbreekt nu veelal, mede doordat capaciteit en financiën binnen de zorg traditioneel twee losstaande thema’s zijn.

In 2017 is Hello! Planner gestart met het Traineeship Planning & Logistiek in de Zorg. Dit vanuit de toenemende noodzaak van ICM binnen de zorg en het ontbreken van voldoende gekwalificeerde professionals om in deze vraag te voorzien. Terwijl er aan de andere kant jaarlijks 200-300 ambitieuze Young Professionals (YP’s) met een relevante studieachtergrond de arbeidsmarkt instromen die niets liever willen dan aan de slag in de zorg. Maar die het vervolgens niet lukt om binnen te komen. Het traineeship was geboren.

Met de beperkte marges die zorginstellingen realiseren, is grip hebben op je financiën en je productie steeds belangrijker. Veel zorginstellingen stellen hun financiële begroting nog altijd separaat op van de productiebegroting. Eigenlijk is dit vreemd want beiden zijn natuurlijk onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een verandering van productieafspraken zou onmiddellijk moeten leiden tot een aanpassing van de financiële begroting en vice versa.