“Module 6: Operational Capacity Planning. We zijn vandaag gestart bij Adnan, eigenaar van een ambachtelijke ijswinkel in hartje Rotterdam. Hoe weet Adnan hoeveel ijs hij moet bereiden en van welke smaak? Weggooien is zonde maar hij wil wel zijn klanten kunnen bedienen. En hoeveel personeel moet hij inplannen? Liever niet te veel of te weinig. Kortom: hoe voorspelt hij de vraag en hoe plant hij zijn capaciteit?
Adnan doet iets heel slims: hij verzamelt data. In combinatie met AI kan hij voorspellingen maken. Zo weet de ijsmaker precies hoe druk het wordt. En dat er op dinsdagochtend meer vraag is naar rum met rozijnen-ijs. Zo weet hij ook dat hij tijdens de marathon van Rotterdam 50 liter chocolade-ijs moet maken.
Wat kan een ziekenhuis van de ijsmaker leren? Nou, heel veel! Want om goed te kunnen sturen, moet ook een ziekenhuis vooruitkijken en de vraag voorspellen. Ziekenhuizen willen ook verantwoord hun capaciteit inzetten. En ziekenhuizen hebben ook heel veel data.
Maar hoe doe je dit dan als ziekenhuis en wat is de rol van Integraal Capaciteits Management (ICM)? Dat is wat de deelnemers aan het Excellence Program vandaag geleerd hebben.
Waarom zoveel overleg?
Is het bijvoorbeeld zinvol om allerlei overlegstructuren op te zetten, zoals een tactisch en operationeel planningsoverleg? Dit kost immers allemaal tijd. Op Schiphol doen ze dit anders. Het Airport Operations Centre Schiphol (APOC) bewaakt van 7 tot 180 dagen vooruit alle processen. Als er niets aan de hand is, waarom zou je dan overleg voeren? Een briefing volstaat. Kleine issues? Direct oplossen. Een ‘major impact issue’? Tja, dan is overleg noodzakelijk.
Hospital Operations Centre
Zou je ICM niet op deze wijze in een ziekenhuis willen inrichten? Dat is wat ik de deelnemers vandaag voorhield. ICM als een soort HPOC: de plek waar 7 tot 90 dagen vooruit (of misschien wel langer) de afstemming tussen patiëntprocessen en de capaciteit wordt bewaakt. Waar knelpunten en risico’s worden gesignaleerd, waar impactanalyses worden gemaakt en oplossingen worden uitgewerkt.
Hoe gaan we als ziekenhuizen daadwerkelijk de stap zetten naar sturing? Veel ziekenhuizen hebben inmiddels wel inzicht, maar wordt er ook echt gestuurd? Bewaken we continu de processen en signaleren we vroegtijdig problemen? En dat alles vanuit een integraal perspectief? Dat is waar we het vandaag over hadden.
Beddenspel
Als afsluiting hebben we Bedden Bende gespeeld, een spel dat ontwikkeld is door het Elisabeth Tweesteden Ziekenhuis. Ga je voor je eigen afdeling of werk je samen? Welke patiënt neem je wel op en welke niet? Oeps, personeelsproblemen, patiënt overleden! Het spel was een geweldige afsluiting van deze dag. En ik baal nog steeds dat ik niet gewonnen heb …”
Wil jij je ook ontwikkelen tot expert op het gebied van capaciteitsmanagement in de zorg? In september start er een extra leergang van het Excellence Program Health Capacity & Resource Management. Inschrijven is nog mogelijk.
