Aïcha El Hri is adviseur Integraal Capaciteitsmanagement in OLVG en werkt sinds de zomer met dashboards: weekoverzichten waarin met staafdiagrammen informatie overzichtelijk wordt gepresenteerd. Aïcha: “Met de standaardnormen – 1 medewerker op 4 bedden overdag, 1 op 5.5 ‘s avonds en 1 op 12 ‘s nachts – ben ik gaan rekenen. Daar komt direct bruikbare informatie uit: dit is je bezetting, deze diensten heb je ingepland, dus deze bedden kun je openen.”
Personeelsrooster startpunt
In OLVG wordt personeel 2 tot 3 maanden vooruit ingepland. Aïcha: “Het personeelsrooster is dus ons startpunt, dat wordt gemaakt op basis van een strategisch jaarplan voor de operationele bedden.” Vanuit haar rol als capaciteitsadviseur wil Aïcha personeelsplanners handvatten geven om zichzelf op hun planning te controleren. Zodat ze bijvoorbeeld niet de standaard normen uit de capaciteitsplannen aanhouden, maar verder kijken wat een tekort (of overschot) voor een aantal diensten betekent. Aïcha: “Dat overzicht missen planners nu nog. Bij een tekort wordt er vaak een beroep gedaan op de flexpool of het uitzendbureau. Ik wil dat planners steeds meer te weten krijgen over aan welke knoppen ze zelf kunnen draaien. Wat betekent het als je één persoon te kort komt? Moet je inlenen? Of kun je iedereen die je inzet juist volledig benutten?”
Met de informatie uit het dashboard kunnen planners zorgen dat operationele bedden gelijk verdeeld zijn tussen dag, avond en nacht en dat er niet onnodig personeel wordt ingeleend. “Maar ook tijdig een signaal afgeven als ze het benodigde of begrote aantal bedden niet gaan halen”, verduidelijkt Aïcha.
Tactisch sturen
Tactisch sturen is een belangrijke tweede fase en ook daar helpen de weekoverzichten bij. Tactisch plannen betekent zes tot tien weken vooruitkijken of het allemaal gaat passen. Aïcha: “We hebben een tactisch planoverleg (TPO) Snijdend en willen nu ook een TPO Bedden. Die moeten terugkoppeling geven aan elkaar. Om te weten hoeveel OK-sessies er in het TPO Snijdend vrijgegeven kunnen worden, moet er bekend zijn hoe groot de uitstroom naar het beddenhuis kan zijn. Op deze manier kunnen we ervoor zorgen dat het beddenhuis optimaal benut wordt.”
Operationeel sturen
Vervolgens noemt Aïcha operationeel sturen. “Dat is kijken naar deze en volgende week. Moet er ets aangepast worden? Kunnen we het ziekteverzuim van collega’s opvangen?” Ze laat het overzicht van een willekeurige week en afdeling zien waarin ongeveer driekwart van het ingezette personeel afkomstig is uit de eigen formatie. De rest wordt geleend van andere afdelingen of komt uit de flexpool. De staafdiagrammen laten duidelijk zien er een nachtdienst wordt ingezet die – gelet op de avonddienst – niet nodig is. Aïcha: “Dat is iemand die we voor niks inhuren omdat die bedden toch niet bezet kunnen zijn, gezien de beperkte mogelijkheden in de avonddienst.”
Aïcha wil naar de situatie dat planners en teamleiders zelf dit soort dingen uit het dashboard halen. En dat ze actie ondernemen, bijvoorbeeld medewerkers beschikbaar stellen aan een andere afdeling als ze ruimer in hun bezetting zitten dan verwacht. Of iemand juist naar zich toe halen als het nodig is. “Dus wanneer er gaten ontstaan help jij anderen en andersom. Dat is het gedrag dat we willen aanmoedigen door daar inzicht in te bieden.”
Flexibele schil
Als laatste is er inzet van de flexibele schil, een flexpool die er voor het hele ziekenhuis is. Aïcha: “Maak daar alleen gebruik van als het niet anders kan. De flexpool is geen bodemloze put dus deze medewerkers moeten op plekken worden ingezet waar ze toegevoegde waarde hebben. Zorg dat je extra capaciteit creëert en niet dat je capaciteit onbenut laat.”
Wil jij jezelf net als Aïcha ontwikkelen als een expert op het gebied van planning, capaciteits- en workforcemanagement? Niet alleen in theorie maar toegepast in de praktijk? De volgende leergang van het Excellence Program Health Capacity & Resource Management start in februari 2023 en er is nog plek! Schrijf je snel in!
