WIJdezorg heeft zeven zorglocaties in de regio Zoeterwoude-Nieuwkoop, genaamd het Groene Hart van Zuid-Holland. Renate begon in april 2022 op zorglocatie Jacobus in Oude Wetering om de planning voor het verzorgend en verplegend personeel op te pakken – en daarnaast alvast na te denken over een centrale planning voor alle locaties. Renate: “Veel mensen hielden zich bezig met de roosters, medewerkers kwamen hierdoor minder aan hun eigen werk toe. De eerste, snelle winst was dat planning een aparte functie werd en geen taak meer van een verzorgende.”

Uitzendkrachten in systeem

Er kwam meer rust en overzicht. Net als overal in de zorg heeft ook WIJdezorg te maken met ziekteverzuim en moeite met het vinden van het juiste personeel. Daarom wordt regelmatig gebruikgemaakt van uitzendkrachten. “Die werden eerst niet in het systeem gezet”, vertelt Renate. “Dat ging met losse briefjes en via meerdere uitzendbureaus. Er was onduidelijkheid over wanneer welke uitzendkracht kwam. Ik ben begonnen met ervoor te zorgen dat alles in het systeem staat.” Voorheen werden er regelmatig last-minute appjes verstuurd: wie kan helpen? Renate: “Dat gebeurt nu minder, al heb je nog steeds te maken met zieke collega’s.”

Perfect is het systeem zeker nog niet. Ruilingen en mutaties doen ze bijvoorbeeld nog met de hand. “We zijn ermee bezig maar het kost tijd om het allemaal goed in te regelen”, zegt Renate. Ook beseft ze dat het moeilijk is om het iedereen naar de zin te maken. “Medewerkers zien alleen hun eigen rooster en niet het totaaloverzicht. Soms lukt het niet om aan ieders wens te voldoen. Maar iedereen blijft bereidwillig, dat is echt opvallend in deze organisatie.”

Centraal planbureau

Renate heeft bij WIJdezorg gekeken naar de basisbezetting. Hoe verschilt die per zorglocatie, hoeveel mensen worden er ingezet op de dag en in de avond. “We wilden dat WIJdezorg-breed uniform maken. Dat vond ik een leuk verbeterproject.” En het centraal planbureau krijgt ook al aardig vorm met twee eigen medewerkers. Sinds september worden vier locaties gepland vanaf het kantoor in Zoeterwoude-Dorp. De rest volgt zodra er meer planners zijn aangenomen. Renate: “Een meerwaarde van centrale planning is dat je uitzendkrachten meer kunt bieden: verschillende locaties en een groter aantal uren.” Volgende stap is een voorkeurspool, daar voert de senior planner nu gesprekken over met de uitzendbureaus. Op het wensenlijstje staat ook een intern flexbureau. “Dat heeft WIJdezorg nu nog niet, maar er zijn vast medewerkers die een paar uur extra op een andere locatie willen werken”, weet Renate. “Op die manier maak je efficiënter gebruik van eigen medewerkers.”

Renate vindt het op zich jammer om te vertrekken, maar het is ook leuk om weer aan iets nieuws te beginnen. “WIJdezorg gaat het planbureau nu zelf verder vormgeven met eigen medewerkers. En ik ga met een goed gevoel weg. Het grootste winstpunt: de zorg kan zich weer bezighouden met zorg.”