Franciscus Gasthuis & Vlietland: bouwen aan integrale tactische capaciteitsplanning

Het Franciscus Gasthuis & Vlietland heeft er 13 vakspecialisten bij. Zij deden in company de Vakopleiding Tactisch Capaciteitsplanner. Een mooie, volgende stap vooruit voor een ziekenhuis dat toch al een van de voorlopers is op het gebied van capaciteitsmanagement.

De deelnemers zijn opgeleid om 2 tot 4 maanden vooruit te kijken en een capaciteitsplan te maken dat een optimale zorgverlening en bedrijfsvoering garandeert. Met de opgedane kennis kunnen zij samen met artsen en leidinggevenden de beste besluiten nemen voor de patiënt en de organisatie en plannen bieden die rust geven.

Vernieuwende leidende principes omarmen en ‘oud-denken’ loslaten, dat was op het lijf geschreven van Daniëlle Verbeek-Paalvast, capaciteitsplanner voor de Paramedische Dienst en één van de deelnemers. “Omdenken past bij mij als persoon, fijn dat ik dat in de organisatie mag toepassen. En het was heel fijn om te zien dat er een goed onderbouwde theorie achter zit. Ik had altijd al vraagtekens bij afspraken of bij hoe dingen gedaan werden. Maar ik kon mijn vinger er nooit exact opleggen.”

Voordeel samenwerken

Tijdens de opleiding werkte Daniëlle samen met een collega van een andere afdeling om één van de poli-afspraken onder de loep te nemen. “Het werd snel duidelijk dat de route die voor de patiënt bedacht was niet medewerker vriendelijk was, maar ook niet in het voordeel van de patiënt. Deze stroom zijn wij nu opnieuw aan het indelen, waardoor we afspraken willen combineren. Dat is minder belastend voor de patiënt en levert ook minder werkdruk op voor de medewerker.” Hieruit blijkt ook meteen het voordeel van de opleiding met meer collega’s tegelijk doen. Daniëlle: “We kennen elkaar nu – en weten elkaar te vinden als we aan de slag gaan met een optimale capaciteitsbenutting.”

Een echte eye-opener vond Daniëlle overigens de kosten van een leeg bed. “Die zijn schrikbarend hoog in een jaar … Ook collega’s wisten dit niet en letten nu nog meer op de ontslagtijd dan ze al deden.”

Toepasbaar

Ook Patricia Stoppelenburg-van den Hurk deed mee aan de opleiding. Ze is werkzaam voor de buitenlocaties van het Franciscus Gasthuis en Vlietland, waar ze de bezetting zo optimaal mogelijk invult door te sturen op beschikbaarheid van ruimtes en personeel. “Buitenlocaties hebben over het algemeen niet echt een zorgpad, dus dat is een ander startpunt van tactische planning, Toch kreeg ik nuttige en handige informatie. Op een prettige, laagdrempelige manier. Hoe we hebben geleerd om te kijken naar data, is goed toepasbaar. En doordat ik de achtergrond nu beter snap en weet waar ik op moet letten, kan ik het nog wel gewoon met pen en papier uitrekenen.”

Stabielere planning

Patricia herkent wat tijdens de opleiding werd gezegd over voorloper zijn: “Het Franciscus Gasthuis & Vlietland is als instelling bezig om de processen op een andere manier te benaderen. Het doel is een veel stabielere planning, minder ad hoc. Veel nieuwe denkpatronen zijn al aanwezig. We kregen de bevestiging dat we op de goede weg zijn.”

—————-

Wil jij ook leren:

Hoe je een prognose van de zorgvraag over 2 tot 4 maanden maakt;
Welke indicatoren belangrijk zijn en hoe je het actuele prestatieniveau kunt beoordelen;
Hoe je de zorgvraag vertaalt naar benodigde capaciteit – gegeven de dynamiek, variabiliteit, afhankelijkheden en onvoorspelbaarheid in de zorg;
Hoe je integraal processtappen op elkaar afstemt en bottle necks kunt voorkomen;
Hoe je kunt rekenen aan toegangs- en wachttijden en hoe je in je tactisch plan scenario’s kunt doorrekenen om de toegangs- en wachttijden onder controle te houden;
Hoe je kunt checken of de benodigde resources (artsen, zorgpersoneel, ruimtes, apparatuur etc.) beschikbaar zijn, of dat hierin risico’s of knelpunten te verwachten zijn;
Hoe je de consequenties van de geconstateerde risico’s en knelpunten op de productie, prestaties en zorg inzichtelijk maakt;
Hoe je het meest optimale OK-schema, spreekuur- of onderzoeksraster maakt;
De course of action: hoe je tot een plan of meerdere scenario’s komt waarin enerzijds de toegankelijkheid en continuïteit van zorg worden gegarandeerd en anderzijds de (veelal) schaarse en kostbare resources optimaal worden afgestemd en ingezet.