Vanuit haar rol als capaciteitsadviseur wil Aïcha personeelsplanners handvatten geven om zichzelf op hun planning te controleren. Zodat ze bijvoorbeeld niet de standaard normen uit de capaciteitsplannen aanhouden, maar verder kijken wat een tekort (of overschot) voor een aantal diensten betekent. Aïcha: “Dat overzicht missen planners nu nog. Bij een tekort wordt er vaak een beroep gedaan op de flexpool of het uitzendbureau. Ik wil dat planners steeds meer te weten krijgen over aan welke knoppen ze zelf kunnen draaien. Wat betekent het als je één persoon te kort komt?  Moet je inlenen? Of kun je iedereen die je inzet juist volledig benutten?”

Met de informatie uit het dashboard kunnen planners zorgen dat operationele bedden gelijk verdeeld zijn tussen dag, avond en nacht en dat er niet onnodig personeel wordt ingeleend. “Maar ook tijdig een signaal afgeven als ze het benodigde of begrote aantal bedden niet gaan halen”, verduidelijkt Aïcha.

Tactisch plannen betekent zes tot tien weken vooruitkijken of het allemaal gaat passen. Aïcha: “We hebben een tactisch planoverleg (TPO) Snijdend en willen nu ook een TPO Bedden. Die moeten terugkoppeling geven aan elkaar. Om te weten hoeveel OK-sessies er in het TPO Snijdend vrijgegeven kunnen worden, moet er bekend zijn hoe groot de uitstroom naar het beddenhuis kan zijn. Op deze manier kunnen we ervoor zorgen dat het beddenhuis optimaal benut wordt.”

Vervolgens noemt Aïcha operationeel sturen. “Dat is kijken naar deze en volgende week. Moet er iets aangepast worden? Kunnen we het ziekteverzuim van collega’s opvangen?” Ze laat het overzicht van een willekeurige week en afdeling zien waarin ongeveer driekwart van het ingezette personeel afkomstig is uit de eigen formatie. De rest wordt geleend van andere afdelingen of komt uit de flexpool. De staafdiagrammen laten duidelijk zien er een nachtdienst wordt ingezet die – gelet op de avonddienst – niet nodig is. Aïcha: “Dat is iemand die we voor niks inhuren omdat die bedden toch niet bezet kunnen zijn, gezien de beperkte mogelijkheden in de avonddienst.”

Aïcha wil naar de situatie dat planners en teamleiders zelf dit soort dingen uit het dashboard halen. En dat ze actie ondernemen, bijvoorbeeld medewerkers beschikbaar stellen aan een andere afdeling als ze ruimer in hun bezetting zitten dan verwacht. Of iemand juist naar zich toe halen als het nodig is. “Dus wanneer er gaten ontstaan help jij anderen en andersom. Dat is het gedrag dat we willen aanmoedigen door daar inzicht in te bieden.”