Annemijn Houwers | Manager Bureau Integrale Capaciteit (BIC) Slingeland Ziekenhuis

Heel veel problemen waar ik in de dagelijkse praktijk tegenaan liep kwamen terug in de opleiding.

Binnen het ziekenhuis zijn veel mensen betrokkenen bij de ‘planning’. De nadelige gevolgen van een ‘slechte planning’ zijn niet altijd direct aan te wijzen, maar heeft met het hele proces te maken. Binnen het ziekenhuis wordt daardoor vaak gekozen voor de ad-hoc oplossingen. Daar zijn we dan ook erg goed in. Dit terwijl we veel meer in gesprek moeten gaan om onze planbare stroom te stabiliseren.

Om meer bewustzijn te creëren en de planning naar een hoger niveau te tillen is binnen Slingeland besloten is om een Incompany opleiding Opname-/OK planning te organiseren voor 30 medewerkers. Secretaresses, maar ook teamleiders, dagcoördinatoren operatiecentrum, een projectleider en een applicatiebeheerder. Het is heel fijn dat wij nu dezelfde taal spreken!

In-company opleiding Opname-/OK Planning

Terugblik op de opleiding

Deze opleiding heeft ons echt inzicht gegeven in plannen als vak! Planning gaat zeer belangrijk worden binnen de ziekenhuizen de komende jaren. Dit betekent soms ook out-of-the box denken, uit bestaande patronen gaan, denken in kansen en meer de logistieke kant van planning benaderen in plaats van regels die van oudsher zijn bedacht.

Planning lijkt vaak zo logisch maar er valt nog heel veel te verbeteren binnen het ziekenhuis. Plannen wordt naar mijn idee nog te vaak nog als ‘eenvoudig’  bestempeld. Het is nu nog te veel het vullen van sessies waarbij niet goed inzichtelijk is wat de effecten zijn.

Dit terwijl planning erg complex is. Een 24 jarige ASA1 patiënt met een liesbreuk is anders dan een 84 jarige ASA 4 patiënt met een liesbreuk. Dit terwijl de ingreepnaam hetzelfde is. Voor de planning kan dit toch heel wat anders betekenen.  De focus van ‘de OK moet vol’ moet naar een integrale focus: afstemmen op de bedden, regie op de wachtlijsten, optimale vulling van de OK-sessies maar tegelijkertijd ook het minimaliseren van de kans op uitloop.

Inzichten waar vakkennis voor nodig is

Planning 2.0

De opleiding geeft echt inzicht in planning 2.0! Gezien de trends en tekorten in de zorg wordt dit steeds belangrijker. Deze inzichten zijn naar mijn idee van groot belang om richting planning 2.0 in het ziekenhuis te gaan. Het zijn inzichten die je niet vanuit logisch denken krijgt, maar waarvoor echt meer vakkennis nodig is. De lesdagen bestonden uit een mix van het geven van inzicht, theorie, praktijkvoorbeelden, oefeningen, plangames en quizzen. Door middel van tools konden we direct zelf aan de slag. Duidelijk is geworden dat door slim en efficiënt te plannen veel beter met de beschikbare capaciteiten kan worden omgegaan. Dit betekent ook nieuwe begrippen als weigerkans in de kliniek, schaalvergroting en variabiliteit; deze zijn uitvoerig behandeld aan de hand van voorbeelden.

De docent van de opleiding was Bas Bos, tevens oprichter van Hello! Planner. In 2017 ben ik met Bas Bos in contact gekomen als docent van een andere opleiding. De module Planning die Bas daar gaf sprak mij erg aan omdat ik destijds als capaciteitsplanner operatiecentrum werkte en er in de module heel duidelijk naar voren kwam dat plannen een vak is. Heel veel problemen waar ik in de dagelijkse praktijk tegenaan liep kwamen hier naar voren. Bas is heel gemotiveerd en heeft veel energie.

Onze ervaring

Wat vonden de deelnemers?

Jaschenka Jansen | opnameplanner urologie – Zinvolle, interessante scholing waarin alle facetten rondom het plannen samenkomen; van verschillende belangen tot het plannen in de praktijk middels opdrachten. Grootste les: door wat handige tips kun je zeer complexe planningen vereenvoudigen. Dit werd door  hele praktische oefeningen goed zichtbaar. Daarbij vond ik het erg interessant om alle effecten van planningsbeslissingen in kaart te krijgen (dus niet alleen je eigen eiland in zicht). Zeer leerzame scholing.

Jaschenka Jansen | opnameplanner urologie – Ik ben heel blij dat ik deze kans gekregen heb. Heb er veel van geleerd. Het grootste leerpunt is toch wel het inzicht krijgen in hoeveel partijen er betrokken zijn bij een planning voor het gehele ziekenhuis en wat dit voor consequenties heeft en hoe dit te verbeteren.

Marja Schuchard | opnameplanner gynaecologie – De opleiding heb ik als heel nuttig en interessant ervaren. In de eerste bijeenkomst werd gevraagd wat je wilde leren en voor mij was dat dat ik graag beter inzicht wilde krijgen in de verschillende processen rondom de OK planning. Dit is goed aan bod gekomen in de opleiding en het heeft mij aan het denken gezet om zaken zoals de OK planning zoals die op dit moment gebeurt op de poli gynaecologie en de spreekuurplanning eens opnieuw te bekijken met de opgedane kennis. De opbouw van de trainingsdagen vond ik prettig en ik kijk er met een goed gevoel op terug.

Connie Rekoert | medewerker afdeling opname – Ik heb de scholing als erg leerzaam ervaren. Het was ook prettig om de scholing te doen met collega’s van andere afdelingen/poli’s, geeft ook meer inzicht in de werkzaamheden van anderen. Het grootste leerpunt van de scholing vond ik dat er manieren zijn om tot een betere afstemming te komen tussen opnames, ok’s, bedden, wachtlijsten. Ik denk de scholing erg nuttig is, nu de centrale planning er gaat komen.

Carla Berntzen | preoperatieve poli – Ik ben ontzettend blij dat ik de kans heb gekregen om met deze opleiding mee te doen. Ik heb alleen maar pluspunten over de opleiding. Veel geleerd. Goed om met z’n allen ziekenhuis breed te gaan denken i.p.v. poli breed. Nu als bezig met de tips van de scholing het spreekuur op de poli aan te pakken.

Karin Aalders | opnameplanner heelkunde – Ik vond de opleiding erg leerzaam. We hebben geleerd dat puzzelen geen plannen is. Ook al puzzel je nog zo goed, dan is de planning soms niet kloppend te krijgen. De capaciteit (van bedden, OK tijd) is van groter invloed bij de planning dan je puzzelvaardigheden. De afstemming van de bedden op het OK programma is uitgebreid aan de orde gekomen. En hoe we dit het beste op elkaar kunnen afstemmen. Tevens hebben we geleerd dat schommelingen niet goed zijn. Hoe meer je schommelt met je patiënten aanbod, hoe langer de wachtlijst wordt. Kortom, een heleboel geleerd en tot de conclusie gekomen dat er nog veel meer te leren valt om tot een goede planning te komen.

rollen

Welke rol neem jij aan in de zorg van morgen?

Het zijn uitdagende tijden in de zorg. De vraag naar zorg zal de komende jaren sterk toenemen, de arbeidsmarkt is krap, de werkdruk hoog en de zorg dreigt onbetaalbaar te worden. Hoe gaan we de zorg voor morgen organiseren? Planning en logistiek is het thema voor het komende decennium in de zorg. En tegelijkertijd een vakgebied dat nog volop in ontwikkeling is. Er ontstaan nieuwe rollen en functies: de zorg heeft je nodig!

Jouw rol!