Met de beperkte marges die zorginstellingen realiseren, is grip hebben op je financiën en je productie steeds belangrijker. Veel zorginstellingen stellen hun financiële begroting nog altijd separaat op van de productiebegroting. Eigenlijk is dit vreemd want beiden zijn natuurlijk onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een verandering van productieafspraken zou onmiddellijk moeten leiden tot een aanpassing van de financiële begroting en vice versa.

Sinds de start van Hello! Planner -bijna tien jaar geleden- komen ieder jaar honderden cursisten naar ons opleidingscentrum in Maarssen (Utrecht) voor 1 van onze 20 opleidingen op het gebied van planning en capaciteitsmanagement in de zorg. Vanaf dit najaar komt Hello! Planner dichterbij en bieden wij ook onze open inschrijving opleidingen aan op locaties in Friesland, Overijssel, Noord-Limburg en Noord-Brabant. We beginnen met een select aanbod uit ons curriculum en zullen dit in de komende jaren steeds verder gaan uitbreiden. Graag zien we je binnenkort in Maarssen of in de regio!

Met een jaar-urensystematiek (JUS) kan een zorgorganisatie flexibel omgaan met de personeelsinzet. Bijkomend voordeel is dat er meer ruimte komt voor individuele wensen ten aanzien van arbeidstijden. Helaas is in veel zorgcao’s JUS teruggebracht naar een kwartaal-urensystematiek (KUS). Verstandig? Nee, want dit geeft medewerkers minder ruimte voor individuele wensen. En zorgorganisaties minder flexibiliteit, die juist zo hard nodig is.

Nadat het een aantal jaren relatief stil is geweest rondom het thema gezond roosteren wordt het binnen de zorg steeds vaker van stal gehaald als (één van de) oplossingen tegen het hoge ziekteverzuim, de hoge werkdruk en de hoge uitstroom. En om de zorg aantrekkelijker te maken voor nieuwe medewerkers. Maar werkt het wel zo? En wat is dat dan, gezond roosteren?

Als het niet gaat volgens plan, moet je weten hoe je kunt anticiperen op de veranderende situatie. Als capaciteitscoördinator ben jij de verkeersleider in jouw ziekenhuis die dit voor zijn rekening neemt. Een belangrijke taak, die voorkomt dat er capaciteit gesloten moet worden, patiënten dreigen af te vallen of een opnamestop moet worden afgekondigd. De vraag is natuurlijk welke acties je kunt uitzetten om een mogelijk knelpunt te voorkomen. Nol Visschers, capaciteitsmanager in het MUMC+ en docent bij Hello! Planner, legt uit aan welke knoppen je kunt draaien.

De keuzes die je als planner over de gehele dag heen maakt, kunnen groot effect hebben op kosten en inkomsten van het ziekenhuis en de ervaringen van patiënten. Een goede planning is essentieel om alle uitdagingen in de zorg het hoofd te kunnen bieden, en als planner heb je een belangrijke sleutel in handen. Jouw rol verschuift steeds meer van ondersteunend naar ‘regie’.

Op dit moment zijn er vier generaties werkzaam in de zorg: de babyboomers, generatie X, de pragmatische generatie en de millenials. En de jongste lichting – generatie Z – komt eraan. Alle generaties hechten in hun rooster aan het bekende rijtje van vier: voorspelbaarheid, herkenbaarheid, herkenbare vrije tijd en zeggenschap. Wat ze het allerbelangrijkst vinden, verschilt per generatie. Dat kan leiden tot onbegrip en irritatie, maar biedt ook kansen.

Wat een ongelukkige naam is het toch, zelfroosteren. De naam suggereert namelijk dat met zelfroosteren medewerkers hun eigen rooster bepalen. Maar als dat zo is, dan wordt het een zooitje, dat snapt iedereen. En toch gaat het hier vaak mis: de zorgorganisatie introduceert zelfroosteren, de medewerkers denken ‘ik mag zelf mijn rooster bepalen’ en dan blijkt het allemaal net even anders te liggen. Een valse start gegarandeerd.

Veel ziekenhuizen herkennen het wel: het aantal spreekuren wisselt sterk over de dagen en weken heen. Spreekuren die uitlopen of juist (deels) leeg staan. Het is de waan van de dag waar de planner de dagelijkse brandjes blust en creatief schuift met de beschikbare plekken en patiënten. Is het dan zo onvoorspelbaar? Gelukkig zijn er ook mogelijkheden om meer in control te komen.

In een aantal – recent afgesloten – zorg-cao’s staat dat de dienstroosters voortaan drie maanden van te voren bekend moeten zijn. Verstandig? Nee, want dit brengt niet meer maar juist minder voorspelbaarheid voor de medewerkers.