De polikliniek is de ‘voordeur’ van het ziekenhuis. Voor patiënten die worden doorverwezen is snel een plek nodig in de agenda. Maar op de polikliniek is de druk op de planning vaak hoog, met agenda’s die lange tijd vooruit zijn volgepland. Om patiënten toch binnen een bepaalde termijn te zien, wordt vaak naar mogelijkheden gezocht buiten de agenda’s om. Met als resultaat: een gebrek aan logica en een chaotische planning door het vele schuiven en veranderen. En wachttijden die oplopen of sterk fluctueren.

Roosteren in de zorg is in ontwikkeling van roosteren in diensthokjes naar het balanceren tussen drie – deels tegenstrijdige – belangen: tevredenheid medewerkers, kwaliteit van zorg en financiën (doelmatigheid). Dit vraagt om specifieke competenties en goed opgeleide roosterprofessionals.

In het kader van het Integraal Zorgakkoord (IZA) zijn veel ziekenhuizen bezig met concentratie en spreiding van zorg. Hiermee zal er zorg gaan verschuiven tussen ziekenhuizen en zorgorganisaties wat een grote impact heeft op de inzet van eenieders capaciteiten en daarmee ook onmiddellijk op de financiën. Er zal een capacitaire en financiële vertaalslag gemaakt moeten worden. Deze ontbreekt nu veelal, mede doordat capaciteit en financiën binnen de zorg traditioneel twee losstaande thema’s zijn.

In 2017 is Hello! Planner gestart met het Traineeship Planning & Logistiek in de Zorg. Dit vanuit de toenemende noodzaak van ICM binnen de zorg en het ontbreken van voldoende gekwalificeerde professionals om in deze vraag te voorzien. Terwijl er aan de andere kant jaarlijks 200-300 ambitieuze Young Professionals (YP’s) met een relevante studieachtergrond de arbeidsmarkt instromen die niets liever willen dan aan de slag in de zorg. Maar die het vervolgens niet lukt om binnen te komen. Het traineeship was geboren.

Met de beperkte marges die zorginstellingen realiseren, is grip hebben op je financiën en je productie steeds belangrijker. Veel zorginstellingen stellen hun financiële begroting nog altijd separaat op van de productiebegroting. Eigenlijk is dit vreemd want beiden zijn natuurlijk onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een verandering van productieafspraken zou onmiddellijk moeten leiden tot een aanpassing van de financiële begroting en vice versa.

Sinds de start van Hello! Planner -bijna tien jaar geleden- komen ieder jaar honderden cursisten naar ons opleidingscentrum in Maarssen (Utrecht) voor 1 van onze 20 opleidingen op het gebied van planning en capaciteitsmanagement in de zorg. Vanaf dit najaar komt Hello! Planner dichterbij en bieden wij ook onze open inschrijving opleidingen aan op locaties in Friesland, Overijssel, Noord-Limburg en Noord-Brabant. We beginnen met een select aanbod uit ons curriculum en zullen dit in de komende jaren steeds verder gaan uitbreiden. Graag zien we je binnenkort in Maarssen of in de regio!

Met een jaar-urensystematiek (JUS) kan een zorgorganisatie flexibel omgaan met de personeelsinzet. Bijkomend voordeel is dat er meer ruimte komt voor individuele wensen ten aanzien van arbeidstijden. Helaas is in veel zorgcao’s JUS teruggebracht naar een kwartaal-urensystematiek (KUS). Verstandig? Nee, want dit geeft medewerkers minder ruimte voor individuele wensen. En zorgorganisaties minder flexibiliteit, die juist zo hard nodig is.

Nadat het een aantal jaren relatief stil is geweest rondom het thema gezond roosteren wordt het binnen de zorg steeds vaker van stal gehaald als (één van de) oplossingen tegen het hoge ziekteverzuim, de hoge werkdruk en de hoge uitstroom. En om de zorg aantrekkelijker te maken voor nieuwe medewerkers. Maar werkt het wel zo? En wat is dat dan, gezond roosteren?

Als het niet gaat volgens plan, moet je weten hoe je kunt anticiperen op de veranderende situatie. Als capaciteitscoördinator ben jij de verkeersleider in jouw ziekenhuis die dit voor zijn rekening neemt. Een belangrijke taak, die voorkomt dat er capaciteit gesloten moet worden, patiënten dreigen af te vallen of een opnamestop moet worden afgekondigd. De vraag is natuurlijk welke acties je kunt uitzetten om een mogelijk knelpunt te voorkomen. Nol Visschers, capaciteitsmanager in het MUMC+ en docent bij Hello! Planner, legt uit aan welke knoppen je kunt draaien.

De keuzes die je als planner over de gehele dag heen maakt, kunnen groot effect hebben op kosten en inkomsten van het ziekenhuis en de ervaringen van patiënten. Een goede planning is essentieel om alle uitdagingen in de zorg het hoofd te kunnen bieden, en als planner heb je een belangrijke sleutel in handen. Jouw rol verschuift steeds meer van ondersteunend naar ‘regie’.