Sinds ze vorig najaar zelf de NVZ-Masterclass Patiëntenlogistiek & Capaciteitsmanagement deed, heeft Patricia nog meer handvatten om verbeteringen door te kunnen voeren. Twee opnameplanners uit haar team volgden tegelijkertijd de vakopleiding Opname/OK-planning bij Hello! Planner in Maarssen. Ook zij kwamen met nieuwe kennis en inzichten terug. Patricia: “De rode draad van de masterclass is gelijk aan die van de vakopleiding. We konden daarom meteen goed met elkaar brainstormen over verbetermogelijkheden. Ik geloof dat je pas echt stappen kunt zetten als iedereen hetzelfde kennisniveau heeft. Daarom ben ik blij dat de rest van mijn team nu in zijn geheel de Vakopleiding van Hello! Planner volgt, zodat iedereen tegelijk én binnen afzienbare tijd de nieuwe kennis heeft. Daarbij geeft een gezamenlijke scholing nieuwe (team)energie, zo blijkt nu al meteen.”

Op lesdag één sprongen twee dingen eruit. Patricia: ”We begrijpen allereerst beter van elkaar wat we doen en waarom we dat doen. Dat is de eerste winst richting verbinding en het voordeel van deze opleiding samen volgen.” Het belangrijkste inzicht kwam door de plangames in het lesprogramma, waarin de cursisten meerdere patiënten met een verschillende ligduur moesten inplannen. “Velen gingen puur uit van het volledig benutten van de OK, zonder rekening te houden met de doorstroom naar en belasting van de kliniek”, vertelt Patricia. “Dat is niet gek, want optimale OK-benutting is altijd het uitgangspunt geweest.”

Een stabiele planning leidt tot een meer gelijkmatige benutting van het beddenhuis, minder pieken en dalen in personele roosters, minder werkdruk en minder stress. Patricia’s eerste doelstelling is daarom om te gaan werken met een rasterplanning. Daarbij wordt het (OK/opname)schema voor een deel gevuld met gereserveerde plaatsen, wat zorgt voor minder sterke schommelingen in het aantal opnames, een stabiele doorstroom van patiënten en een efficiënte benutting van capaciteiten. Patricia: “We starten met een rasterplanning voor beschouwende opnames die de opnameplanners plannen. Dat zijn allemaal dagbehandelingen, redelijk overzichtelijk en met weinig verstoringen. De eerste schets hiervoor is al in ontwikkeling. Van daaruit kunnen we verder groeien en dit ook gaan toepassen op de meer complexe OK-planning. Stap voor stap dus: nieuwe kennis verwerven, nieuwe methodieken toepassen en tegelijkertijd het draagvlak vergroten.”

Schaken op twee borden

Rekening houden met twee essentiële onderdelen – OK en beddenhuis – is als schaken op twee borden, leren de deelnemers. Patricia: “Bij elke zet of handeling moet je bedenken wat de impact is op beide borden, op de benutting of verspilling van capaciteit, tijd, personeel en financiën.”

De nieuwe kennis en inzichten dragen daar enorm aan bij, en dat is welkom. Adrz heeft net als op veel plaatsen te maken met hogere verzuimcijfers, personele tekorten en langere wachtlijsten. Daarnaast is er een jaarrond hoog aantal acute opnames, onder meer door dubbele vergrijzing en veel toerisme. Patricia: “Als we er met de electieve planning voor kunnen zorgen dat er minder bedden nodig zijn, werkt dit ook positief door op de acute as binnen Adrz.”