Hello! Planner

Het basisrooster voor de artsen heeft rust (terug)gebracht bij de polikliniek in dit ziekenhuis

De polikliniek van dit ziekenhuis kwam met de vraag of wij konden helpen met het maken van een basisrooster voor de artsen. Aanleiding was de (te) hoge druk op de planning en de artsen en het continu zoeken naar plekjes voor patiënten, ook buiten de agenda’s om. Ook was er geen grip op de lange(re) termijn en werd er enkel op korte termijn gestuurd. Onderliggend bleek het te ontbreken aan regelmaat in de beschikbaarheid en roosters van de artsen in de polikliniek. Met als gevolg een gebrek aan logica en een chaotische planning door het vele schuiven en veranderen. En (landelijke) richtlijnen die niet werden gehaald zo bleek. Ook kwam naar boven de continue mismatch tussen de benodigde diensten en de beschikbaarheid van de artsen. Om de planning vervolgens toch rond te krijgen draaiden artsen vaak een dubbele bereikbaarheid of moest er lastminute een poli van een arts worden gesloten. Al met al een situatie die leidde tot veel ongenoegen onder de artsen, een groot tekort op de polikliniek en oplopende wachtlijsten.

In drie stappen naar een basisrooster

Als eerste zijn we de cijfers ingedoken met een uitgebreide analyse van de benodigde capaciteit voor zowel de polikliniek als de kliniek. Dit voor zowel de artsen als de artsen (niet) in opleiding omdat de aanwezigheid van deze laatste groep direct invloed heeft op de benodigde diensten van de artsen. Aan de andere kant hebben we de beschikbaarheid van de artsen in kaart gebracht. Op basis van deze ‘vraag’ en ‘aanbod’ (en input van een planningscommissie en het bestuur van de afdeling) is een 2-wekelijks repeterend basisrooster voor de artsen ontwikkeld.

Met dit rooster kan er nu ver vooruit worden gepland. En minstens net zo belangrijk, (tijdig) worden bijgestuurd op basis van actuele ontwikkelingen in de ‘vraag’ en het ‘aanbod’. In het rooster is rekening gehouden met een niet-patiëntgebonden dagdeel, een vaste dag polikliniek per week en een specialisatie dag van de artsen. Ook zijn op verzoek de kliniek- en CCU weken naar specialisatie van de artsen evenredig verdeeld. De artsen zijn tijdens een presentatie ingelicht over de gemaakte keuzes in het basisrooster.

 

Soepele implementatie door gedegen voorwerk

De implementatie van het basisrooster verliep soepel. Wat daarbij enorm heeft geholpen is dat de artsen open stonden voor vernieuwing en goed meedachten. Bij de uitrol van het basisrooster is meteen een evenredige verdeling van avond-, bereikbaarheid-, en weekenddiensten gemaakt. Na de implementatie hebben we met de polikliniek nog een finishing touch gemaakt; het optimaliseren van het basisrooster inclusief het meenemen van strategische en tactische sturingsinformatie.

 

 

 

Prakijkopleiding Basisrooster Artsen

De vraag van deze polikliniek heeft ons ook aan het denken gezet. Deze vraag speelt bij iedere afdeling en polikliniek in ieder ziekenhuis in Nederland. Waarom niet een opleiding ontwikkelen waarmee ziekenhuizen zelf de kennis en vaardigheden ontwikkelen om een optimaal basisrooster voor de artsen te kunnen maken. En zo geschiedde. Lees meer over de 3-daagse Praktijkopleiding Basisrooster Artsen.

Door Annemarie Hoiting, docent bij Hello! Planner

 

rollen

Welke rol neem jij aan in de zorg van morgen?

Het zijn uitdagende tijden in de zorg. De vraag naar zorg zal de komende jaren sterk toenemen, de arbeidsmarkt is krap, de werkdruk hoog en de zorg dreigt onbetaalbaar te worden. Hoe gaan we de zorg voor morgen organiseren? Planning en logistiek is het thema voor het komende decennium in de zorg. En tegelijkertijd een vakgebied dat nog volop in ontwikkeling is. Er ontstaan nieuwe rollen en functies: de zorg heeft je nodig!